Carnegie Fonders administration behandlade i slutet av 00-talet både kunddata och kundpapper analogt. Anna Hammar, Business Analyst i bolaget, berättar att det var otroliga mängder papper som hanterades – de satt på allt från förhandlingar och sälj- och köpordrar till rena bokföringsunderlag kopplade till fondernas värdering och värdepapper. De insåg snart att det behövdes ett enklare sätt att arkivera och komma åt dessa på.

– Vårt arbetssätt var väldigt individberoende och ineffektivt; om dokument skulle delas behövde pärmar hittas och skeppas i väg. 2010 började allt fler digitalisera sin pappershantering och vi behövde kunna märka upp alltmer komplexa ärenden i kategorier. Vi behövde en partner som kunde hjälpa oss och kom i kontakt med Smartinfo.

Konverterar analoga arkiv
Smartinfo har i dag över 20 års erfarenhet av digitalisering av arkiv. Bolaget grundades 2001 och är en branschunik lösning för distribuerad skanning. Sedan 2005 använder de en egenutvecklad molnplattform som Bill Forssberg, företagets vd, berättar är oerhört dynamisk och unik då den kan integreras mot i stort sett alla system via smidiga API-er.
– Den konverterar analoga arkiv till digitala, vilket inte bara gör informationen mer lättillgänglig utan dessutom ökar säkerheten.

Carnegie Fonder inledde sitt digitaliseringsarbete med Smartinfos tjänster SmartScan och SmartArchive, för att sedan bygga på med ärendehanteringstjänsten SmartFlow och avtalshanteringen SmartContract.

– Vi upptäckte snabbt hur olika delar i organisationen effektiviserades och vi uppskattar verkligen anpassningsbarheten i tjänsterna. API:erna gör att vi automatiskt kan leverera handlingar från externa kanaler in i arkivet och vi har kunnat koppla ihop SmartArchive till vår kundportal så att våra kunders handlingar sparas på ett och samma ställe. Att de själva kan logga in med BankID och hitta sina ärenden ökar förstås kundnöjdheten, vilket vi verkligen ser som grädde på moset, avslutar Anna Hammar.