Migrationsverket befinner sig inte bara i Sverige utan finns i den världsliga kontexten. Vi åker ut till djungeln i Colombia eller öknen i Egypten och prövar människors rätt till skydd och flyger dem därefter till säkerhet. Vi ansvarar för att pröva människors rätt att arbeta, studera, besöka och söka skydd i Sverige eller att bli svensk medborgare. Vi bistår även i hanteringen av visumansökningar – såväl som affärs som andra typer av viseringar. Ja, mycket mer än så. Migration är en av vår tids stora frågor. Det är därmed en mycket central uppgift att utveckla vår förmåga att möta de förändringar som sker.
Den starka utveckling som sker med digitalisering medför helt nya förutsättningar och villkor för alla individer, samhället och den offentliga sektorn. Vi måste hela tiden förbättra våra arbetssätt och flytta gränsen vad som är möjligt. Samtidigt ska allt det vi gör genomsyras av respekt och empati för människan – våra sökande och medarbetare.
Tvärfunktionella team är en nyckelfaktor
För att göra det möjligt för handläggaren att pröva en ansökan i djungeln i Colombia eller en persons rätt att arbeta i Sverige, kräver det ständig utveckling. Ärendehanteringssystemet behöver kunna vara uppkopplat och individers uppgifter hanteras säkert. Våra sökande ska enkelt och säkert kunna lämna och ta del av sina uppgifter.
Agila metoder har länge utgjort grunden i utvecklingen och under de senaste året har vi förstärkt detta med tvärfunktionella team bestående av utvecklare, användbarhetsexperter, arkitekter och med hög verksamhets involvering. Vi ser att vi då kan leverera värde snabbare till verksamheten genom att tiden från ide till nytta minimeras.
Innovation en förutsättning för morgondagens utmaningar
En föränderlig omvärld och ständigt utmanande problem kräver däremot nya lösningar. Migrationsverket behöver kunna göra mer för färre skattekronor samtidigt som kraven på service ökar.
– Vår verksamhet måste ständigt förbättras och effektiviseras för att möta behov och förväntningar från dem vi är till för och för skattebetalarna, säger Seija Bäcklund, enhetschef på Arkitekturenheten.
– Den starka utveckling som sker med digitalisering medför helt nya förutsättningar och villkor för alla individer, samhället och den offentliga sektorn. Vi måste hela tiden förbättra våra arbetssätt och flytta gränsen vad som är möjligt, fortsätter Seija.
En del i att kunna ta höjd för den föränderliga omvärlden och de utmaningar Migrationsverket ställs inför är att aktivt arbeta med teknisk omvärldsbevakning. Det handlar om att utforska det stora utbudet av innovationer och ny teknik som finns ute på marknaden och hos företagen.
– Vi måste nyttja marknaden och våra partners innovationer, dels för att hushålla med samhällets resurser men även för att vår egna innovationskraft är begränsad, säger Torbjörn Ekholm, innovationsledare.
I hjärtat av vårt huvudkontor har myndigheten byggt ett innovationslabb, där medarbetare har möjlighet att, i en inspirerande och avgränsad miljö, bedriva inkubationsverksamhet för morgondagens verksamhet. Där utforskar medarbetarna från olika bakgrunder ny teknik för att se vad som skulle fungera för vår verksamhet och våra målgrupper.
– Just nu pågår flera spännande inkubationsprojekt som vi hoppas ska utveckla vår verksamhet in i framtiden. Teamen består av både teknik-experter men framförallt av medarbetare med kunskap från vår verksamhet och extern teknik-expertis, fortsätter Torbjörn.
– Robotteknik och Artificiell Intelligens är högintressanta område där vi utforskar hur detta kan utveckla och automatisera översättningar, dokumentigenkänning och beslutsformuleringar, säger Torbjörn.
Andra inkubationsarbeten experimenterar med framtida mobila hjälpmedel med tekniker inom Augmented Reality. Vi samarbetar även med andra myndigheters innovationsteam om hur vi tillsammans ska tillhandahålla en röstdriven myndighetsservice.
Människors liv står på spel – kvaliteten är viktig
– Vi arbetar för att etablera ett arbetssätt där vi arbetar hypotesdrivet med snabb återkoppling. Ett syfte är att se om det blivit bättre på det sätt vi antagit och skapa ett ständigt lärande, förklarar Johan Apelgren.
Johan menar att det är en intern kulturförändring – vi stärker teamens roll och ansvar. Tekniken är viktig men syftet med all utveckling är att underlätta för sökande och användare.
– Att vara en del av människors livsförbättring är givande. Vi har en verksamhet där vi vet att det arbete vi gör påverkar människors liv. Det handlar om respekt och att ge så bra stöd som möjligt till våra medarbetare som ska fatta de viktiga besluten, avslutar Johan.
