Office Key mallsystem
Med det smarta mallsystemet Office Key Online finns alla företagets mallar tillgängliga i den miljö du arbetar i. Du når dina mallar inifrån Office-programmen, inifrån Teams eller i valfri webbläsare.

Du kan arbeta i PC, Mac, platta – med full Office-klient eller Office webbapp.

– Mallarna är uppbyggda av separata profilkomponenter vilket säkerställer den grafiska profilen med den senaste logotypen och det aktuella färgschemat. Dina organi­satoriska uppgifter och personliga uppgifter infogas automatiskt i dokumenten.

Smarta tillägg i Office
Behöver ni ofta infoga företagsbilder och hämta data, skapar vi tillägg med kopplingar till bildbank och andra system, tillägger Markus Hängsel Everett, utvecklare.

Automatiska e-postsignaturer
På samma sätt kan företagets e-postmed­delanden automatiskt få signaturer med korrekta uppgifter i rätt profil, med senaste GDPR-texten och varför inte tidsbestämda kampanjpuffar för mottagare att klicka på! Medarbetaren behöver aldrig mer själv uppdatera sin signatur.

– Vi vill vara den perfekta partnern så att alla i organisationen ska kunna arbeta effektivt och skapa fina dokument och e-post i Microsoft 365, avslutar Rebecca Hängsel Everett, Vice VD.

Läs mer 

Ställ om företaget mot en hybrid arbetsplats med EPOS ljudlösningar 

I samma stund som jobben flyttade ut från kontorslandskapen och in i våra hem uppstod många nya problem och utmaningar – och buller är en växande smärtpunkt när arbetsplatsen blir hybrid. Vi utsätts för nya typer av bakgrundsljud och plötsliga avbrott som uppstår när vi samsas med andra familjemedlemmar på hemmakontoret. Dessutom har i princip all kontakt med kollegor och samarbetspartners förlagts till digitala rum som ställer ökade krav på utrustning och verktyg.

Dåligt ljud skapar mikrofrustrationer
Att ljudbortfall, bakgrundsbrus och teknikstrul under en videokonferens kan vara både störande och tidskrävande känner nog många igen sig i – och visste du att varje anställd förlorar nästan en halvtimme i veckan bara på dåligt ljud?

I en internationell undersökning genomförd av IPSOS på uppdrag av EPOS framgår dessutom sambandet mellan dåligt ljud och vårt välmående. Att utsättas för avbrott och brus under arbetsdagen skapar återkommande mikrofrustrationer som kan leda till trötthet och stress över tid.

Studien visar att hela 95 procent medger att deras koncentration och effektivitet på jobbet har påverkats på grund av dåligt ljud. Var tredje slutanvändare uppger också att de känt frustration och irritation över ljudproblem, och var fjärde att de har upplevt stress. Dessutom påverkar det vår självkänsla och 15 procent uppger också att dessa problem har känts pinsamma eller bidragit till sämre självförtroende.

Därför reagerar kroppen med stress
Att vi reagerar så omedelbart på ljud beror på att hörselsinnet är ett viktigt varningssystem. Det är direkt sammankopplat med kroppens stressreglerande system och kan utlösa en reaktion där stresshormon som kortisol eller adrenalin frigörs i kroppen.

Att minska och få bort ljudkällorna som aktiverar den här stressresponsen i kroppen blir därför en prioriterad fråga som sätter teknikutvecklingen i fokus.

– När denna ansträngning är konstant under en period av dagar, veckor och månader kan det ha en överraskande skadlig inverkan på ditt välbefinnande. Det är av dessa skäl viktigt att utnyttja en enhet som har en högtalare och mikrofon av hög kvalitet som är utformad för att hantera och avbryta störande ljud har blivit så viktig, säger Jesper Kock.

Omställningen ställer nya krav på företagen
Ljudproblematiken kan på sikt leda till mer än förlorad effektivitet och att hitta en balans mellan privat och arbete har aldrig varit så viktigt som nu.

– De senaste månaderna har det visat sig att bullriga miljöer som inte är avsedda för arbete skapar mer stressande situationer, särskilt i kombination med högre förväntningar. Med anställda som jobbar på distans och är uppkopplade till kollegor via flera enheter som mobiltelefoner, e-post och kommunikations- och samarbetsplattformar, har efterfrågan på att leverera resultat nästan omedelbart ökat, säger Sir Cary Cooper, Professor of Organizational Psychology and Health at Manchester Business School och fortsätter:

– Detta arbetssätt är dock inte hållbart och arbetsgivaren har en tydlig skyldighet att samarbeta med sina anställda för att hitta rätt lösningar för dem. Genom att arbeta tillsammans kan företag skapa de bästa lösningar som ökar teamets moral, skapar harmoni och optimerar arbetsproduktivitet och effektivitet.

Kostnadseffektiva lösningar måste inte innebära ett billigt, trådbundet headset
– EPOS senaste innovation är ett trådlöst headset som levereras med en DECT-dongel, vilket kompletterar den redan starka Bluetooth®-baserade produktportföljen med trådlösa headset. Dongeln gör det enkelt för användaren att få samma premiumkvalitet på den nya hybrida arbetsplatsen, oavsett plats, säger Therese König, försäljningschef hos distributören Triada. – Det är en långsiktig lösning som passar många användningsområden och således inte behöver kompletteras eller ersättas vid ett senare skede.

Ställ om företaget mot en hybrid arbetsplats med EPOS ljudlösningar 

TIPS: Så minskar du ljudstressen på jobbet

• Alltid uppkopplad och tillgänglig. När gränsen mellan arbete och privat suddas ut är det viktigt att bygga upp en positiv kultur inom företaget. Innan du bokar in ännu ett virtuellt möte eller videosamtal: ställ dig frågan om detta inte skulle kunna vara ett email i stället?
• Se upp för möteströttheten. Varje anställd förlorar i snitt en halvtimme i veckan av sin produktiva arbetstid på grund av teknikstrul. EPOS undersökning visar också att alla mikrofrustrationer som uppstår kan leda till både minskat välmående och dålig självkänsla. En viktig uppgift som företagsledare blir därför att hitta metoder för att minska de dagliga stressfaktorerna.
• Att jobba på distans betyder inte att vi inte kan jobba tillsammans och tekniska lösningar blir allt viktigare när en stor del av kommunikationen sker digitalt. Enligt studien är 79 procent av beslutsfattarna överens om att bra ljudutrustning som headset, hörlurar och högtalartelefoner kan minska problematiken både i och utanför samtalen. Ljudupplevelser och robusta ljudkommunikationsverktyg blir högsta prioritet för att säkerställa produktivitet och kontinuitet i arbetsflödet.

Svalson AB tillverkar och säljer eldrivna skjutluckor, vertikala glaspartier och höj- och sänkbara glasräcken.

– Våra skjutluckor ger trygghet på arbetsplatser med skydd mot överfall, men både skjutluckor och våra glasskärmar ger också skydd mot smitta nu under pandemin, säger Maud Spencer, VD.

Kontorsavskärmning ger optimala förutsättningar
På många arbetsplatser är kontorslandskapet öppet och det kan vara svårt att bemöta alla medarbetares behov av både avskildhet och social öppen arbetsplats. Produkten Siläncio är anpassad för att passa i kontorslandskap där individen själv ska kunna anpassa sin arbetsplats till att öppnas upp eller avskärmas utefter behov. Siläncio är en skärm som enkelt kan flyttas runt på arbetsplatsen.

– Med Siläncio kan man själv växla mellan lugn och ro eller full tillgänglighet på sin kontorsplats. Med ett enkelt knapptryck kan man automatiskt köra upp glasskärmarna för att skärma av sin plats, säger Maud.

Produkterna från Svalson måttbeställs och anpassas för att bemöta kundens behov. Med de eldrivna glasskärmarna upphöjda skapas ett kontorslandskap som skärmar av för minskad smittspridning, samtidigt som medarbetarna ges en säkrare arbetsmiljö på kontoret.

– Glas låter dagsljuset flöda in lokalen även när man skärmar av sina arbetsplatser. Lamellglaset i våra produkter är ljudreducerande, och glas är nu, i den tid då hygien är avgörande, ett material som är väldigt lätt att rengöra, säger Maud.

Läs mer

–  Även om sättet att arbeta på har förändrats, har vår hjärna sett likadan ut i 70 000 år. Vi är i grunden känsliga flockdjur, anpassade för vildmarken. Därför mår vi inte bra av den ständigt uppkopplade skärmvärlden. Vi behöver tänka om, men smarta lösningar riskerar att bli platta om de inte grundar sig på forskning, säger arkitekten.

Hon har i många år jobbat som arkitekt och vidareutbildat sig inom miljöpsykologi och neuroarkitektur. I hennes verksamhet Core Neuroarkitektur finns arkitekter, inredare och forskare inom medicin och psykologi. De hjälper företag att skapa miljöer som möter människans verkliga behov.

– Hjärnan formas av miljön hela livet. Där vi trivs presterar vi som bäst, säger Annika. Det handlar i grunden om hur hjärnan arbetar. Att sitta trångt på jobbet kan stressa och göra så att vi varken trivs eller presterar. Att känna sig ensam på hemmakontoret kan vara lika illa.

De livsviktiga mellanrummen
Louise von Essen, leg. psykolog och professor i vårdvetenskap vid Uppsala universitet, menar att mellanrummen är extra viktiga för hälsa och återhämtning, även på jobbet. Det är platser där vi tryggt, spontant och kravlöst kan mötas fysiskt.

– Det kan vara en trädgård, lobby eller ett torg, säger von Essen.

John Blomberg med. dr, och en i teamet på Core Neuroarkitektur, håller med.

– Det bör även finnas ställen på en arbetsplats för gemensamma aktiviteter, ostört arbete och vila. Gärna med tillgång till natur. Forskning visar att vi blir friskare och presterar bättre med en trädgård på jobbet. En skön promenad kan göra oss smartare och få minnescentrum i hjärnan att växa, säger han.

Vad är Neuroarkitektur?
– Neuroarkitektur lär oss hur hjärnan jobbar och hur miljöer bör utformas för att vi människor ska trivas. Företag och verksamheter som inser detta, kommer att ligga i framkant. Ska vi hänga med i utvecklingen av morgondagens livfulla arbetsplats, behöver vi lära oss mer om hur människor verkligen fungerar, avslutar Annika Brommesson

Ryterna Modul är en av de största tillverkarna av modulbyggnader i Baltikum, och den största i Litauen. Trots att företaget är grundat och beläget i Litauen har de tack vare sin långa erfarenhet trogna kunder i bland annat Tyskland, Polen, Belgien, Finland, Norge och Sverige.

– Genom vårt miljötänk och engagemang för god kvalitet är våra produkter i dag mycket uppskattade, säger Vainius Gabalis.

En snabb och hållbar lösning
Ryterna Modul skapar byggen för flera sorters företag och verksamheter inom offentlig och privat sektor. Ett exempel på hur de bidrog till den offentliga sektorn, var när man behövde möta behoven i den snabbt expanderande staden Vilnius i Litauen.

Den plötsliga tillväxten ledde till att förskolor blev överfulla, och barn stod utan en förskoleplats. Föräldrar i staden blev tvungna att direkt vid födsel skriva in sitt barn på en förskola eftersom väntelistorna var så pass långa.  Vilnius Kommun såg nu potentialen i modulbygge för att lösa problemet.

–Tillsammans med oss tillverkades sex stycken modul-förskolor med en total yta på över 5100 kvadratmeter. Det här minskade väntetiden avsevärt för inskrivning på förskola. I genomsnitt tog tillverkningsprocessen cirka nio månader, från första böjningen av en plåtskiva till en färdigmonterad förskola med aktiv verksamhet.

I alla lägen
Oavsett om det är inom privat eller offentlig sektor, på ett stort eller litet företag är ett modulhus ett effektivt val om man är i behov av nya lokaler. Ryterna Modul hjälper allt från unga företag till etablerade marknadskedjor att utöka sitt nätverk genom bekvämt belägna lokaler.

– Genom att kombinera flera olika sorters moduler kan vi tillhandahålla anpassade lösningar som är unika för varje kund. Vi erbjuder kreativa lösningar utan att det kostar en förmögenhet.

Arbetet med att förlänga Stockholms tunnelbana till Nacka pågår för fullt. Det kinesiska bolaget CRTG ansvarar för att bygga tre servicetunnlar som en del av projektet.
Fredrik Asklund anställdes som nummer två i Europa på CRTG och fick i uppgift att bygga teamet.

– För cirka tio månader sedan var det i princip bara jag och min chef Wang Tinashu. Nu är vi runt 25 lokalanställda, sju kinesiska medarbetare och ytterligare 60 till 70 personer via olika underentreprenörer. Vi har ett fantastiskt team, säger han.

Att på så kort tid bygga en fungerande och sammansvetsad grupp människor bygger på flera faktorer. En sådan är att behandla alla lika, oavsett om de tillhör den egna personalstyrkan, en underleverantör, är en tillfällig konsult eller en extern leverantör.

– På den här arbetsplatsen gör vi inte skillnad på människor. Vi är ett team! Det gör att alla känner en genuin samhörighet. Det skapar en energi som gagnar gruppen och får alla att trivas, säger Fredrik Asklund.

Jobbar med de sex mänskliga behoven
Att bygga långvariga och meningsfulla relationer är lite som att bygga ett bra äktenskap, resonerar han. Ibland är man osams och tycker olika, men alla parter måste i grunden känna en grundtrygghet och veta att man inte kommer att tvingas bort eller känna att man vill sluta.

– Konflikter är naturligt, men vi är fortfarande i samma team. Därför ska vi tillsammans hitta vägar för att arbeta mot vårt gemensamma mål, säger han.

Fredrik Asklund arbetar mycket med sex mänskliga basbehov som han försöker tillgodose hos alla parter: Trygghet, spänning, kärlek, att känna sig unik, att växa med uppgiften men också att få ge och bidra.

– Lyckas man tillgodose minst tre av dessa behov så leder det till ett varaktigt förhållande. Det skapas en vilja hos dem att vilja bidra med värde till mig, till gruppen, till CRTG och därmed till kunden, säger han, och tillägger:

– Att bygga ett team handlar inte om att upphandla leverantörer eller underentreprenörer till lägst kostnad eller locka anställda med höga löner. Det är fråga om att hitta människor som har samma tankar och värderingar, för vilket de också får en marknadsmässig lön. Intresset av att vilja bidra med värde måste komma före intresset av att enkom tjäna pengar.

CRTG lyckas rekrytera i tuff bransch
I Sverige råder en skriande brist på tunnelkompetens. I regionen pågår två andra stora tunnelprojekt; det enorma Förbifart Stockholm och en 14 kilometer lång avloppstunnel under staden.

Trots hård konkurrens om personal har Fredrik Asklund lyckats locka till sig kompetenta medarbetare från alla de kända svenska bolagen. Snart ska CRTG anställa fler.

– Mitt mål är att hitta lojala medarbetare, och med lojal menar jag sådana som kommer att tacka nej till ett bättre betalt jobb någon annanstans just för att de känner sig lyckliga och trygga hos oss. Glada medarbetare och nöjda kunder skapa lönsamhet över tid, avslutar han.

Möjligheten att arbeta på distans skapar flexibilitet för den anställde; samtidigt saknar många energin, kulturen, sammanhanget och den personliga kontakten som en genomtänkt kontorsmiljö erbjuder. För verksamheter som vill fördjupa sig i kontorets användning och roll är det viktigt att fundera över sitt arbetssätt och hur den fysiska miljön kan stötta det på bästa sätt.

– Jag är övertygad om att kontoret kommer att ha en viktig roll även framåt, men på ett annat sätt än tidigare. Rollen som mötesplats är central och hjälper oss skapa kreativitet, energi och effektivitet som driver affären. Samtidigt måste det finnas miljöer som är anpassade för fokuserat, individuellt arbete, eftersom det är en sådan stor del av vår vardag. Kontoret måste erbjuda förutsättningar för båda delarna, säger Anneli Jansson, Vd på Humlegården.

Vad ska kontoren stödja?
Leesman Index, världens största globala databas med fokus på hur vi arbetar och använder våra kontor, genomförde en omfattande studie våren 2020. Här framgår att många upplever att aktiviteter man gör tillsammans med andra fungerar bättre på kontoret än hemma. Vice versa upplever många att individuella aktiviteter stöds mycket bättre hemma än på kontoret.

– Detta belyser vikten av att skapa kontor som man vill komma till, och som inte bara är anpassade för att möta mina kollegor utan även anpassade för att jag skall kunna göra alla mina aktiviteter på kontoret. Från kreativt och innovativt samarbete med kollegorna till djupt fokuserat koncentrationsarbete, säger Jonas Hurtigh Grabe, arbetsplatsstrateg på Veldhoen + Company.

Kunderbjudandet utvecklas för att möta nya krav
På Humlegården lägger man stort fokus på dialogen med kunderna, där man med utgångspunkt i kundens behov tar fram förslag på kontorslösningar som passar verksamheten. Kontoret måste fläta samman verksamhetens digitala, social och fysiska miljö, och möta de förändrade behov som uppstår. Exempelvis kan bolag som gjort en digitaliseringsresa under pandemin behöva se över hur man disponerar lokalerna, med mer ytor för samarbete och sociala aktiviteter, samt bättre förutsättningar för att hålla digitala möten på kontoret och för fokuserat, individuellt arbete. Många bolag söker större flexibilitet, vilket också är en central del av erbjudandet.

– Möjligheten att teckna hyresavtal med kortare avtalstider är ett konkret sätt att erbjuda flexibilitet. Liksom att ge kunderna möjlighet att dela vissa ytor, till exempel genom tillgång till co-working och konferensrum som kan användas när behovet uppstår. Vi har även utvecklat konceptet Startklart, som innebär att lokalerna är helt inflyttningsklara och att olika typer av service ingår i hyran. Det finns också möjlighet att addera ytterligare tilläggstjänster som förenklar vardagen, berättar Anneli Jansson.

Ett intressant sammanhang viktigt
Läget och platsen är fortfarande otroligt viktigt när man letar kontor. Därför arbetar Humlegården inte bara med lokalerna eller byggnaderna i sig, utan även med vad platsen i sin helhet kan erbjuda. Från service och restauranger till gröna ytor, cykelrum och träningsmöjligheter.

– Människor vill träffas och alla bolag behöver energin som ett intressant sammanhang kan ge. Som fastighetsägare behöver vi se till att platsen är attraktiv ur alla aspekter. Kontoret är också en viktig del av varumärket, både för att attrahera talang i rollen som arbetsgivare, och i mötet med kunderna. Vi vill skapa platser där man vill vara och dit man vill återkomma, avslutar Anneli Jansson.

Om man skulle skada sig eller bli sjuk är det bra att ha en sjukförsäkring. Då behöver man inte oroa sig för att privatekonomin ska drabbas så hårt om man skulle bli sjukskriven under en längre tid. Men, även om en sjukförsäkring skyddar rent ekonomiskt, kan en längre tids sjukskrivning få oönskade konsekvenser för hälsa, livsstil, sociala kontakter, karriärmöjligheter och inkomstutveckling.

En modern sjukförsäkring
I dag finns det mycket kunskap som visar att det går att förhindra eller förkorta en sjukskrivning genom att agera tidigt och snabbt vid tecken på ohälsa. Några som har lång erfarenhet av det är försäkringsbolaget Euro Accident Livförsäkring. De har skapat en sjukförsäkring för företag, PlanSjuk, som laddats med förebyggande delar som bidrar till att minska risken för att företagens medarbetare ska bli långtidssjukskrivna.

Filmlänk: Det här är skillnaden mellan en sjukförsäkring och en sjukvårdsförsäkring

Vid risk för sjukskrivning
Förutom ekonomisk ersättning ingår ett rehabiliteringsstöd i Euro Accidents försäkring. Rehabiliteringsstödet kan sättas in redan när det finns tecken på att en medarbetare riskerar att bli långtidssjukskriven eller för att hjälpa en medarbetare som varit sjukskriven att komma tillbaka i arbete igen.

– Allt som behövs är en anmälan från närmaste chef och sedan samordnar en av Euro Accidents rehabkoordinatorer hela ärendet med olika insatser och kontakter, säger Jörgen Örnebrand, produktchef Tjänstepension på Euro Accident Livförsäkring.

Filmlänk: Så fungerar Euro Accidents rehabilitering

Goda chanser att hjälpa
I dag blir åtta av tio försäkrade som kommer in i Euro Accidents rehabiliteringsprocess genom sin sjukförsäkring inte långtidsfrånvarande.

– Vi kan göra skillnad om vi bara får möjlighet att starta processen tidigt. Då har vi en bra chans att komma in med rätt åtgärder innan det går för långt, säger Jörgen.

Samtalsstöd kan räcka långt
Ibland kan det räcka långt med att medarbetaren själv tar ett eller flera telefon- eller videosamtal med psykolog, ekonom, jurist, ergonom eller hälsocoach. Denna typ av samtalsstöd är också en del av försäkringen och behöver ingen inblandning av varken chef eller Euro Accident.

– Samtalsstödet kan ge rådgivning och hjälp att komma vidare oavsett om det gäller privata eller arbetsrelaterade frågor. Det viktiga är att ta hjälp innan små problem växer sig stora, säger Jörgen Örnebrand.