Ostrukturerade rekryteringsprocesser som tillåter rekryterarens magkänsla att fatta beslut som påverkar organisationen kan bli förödande för bolagets framgång. Den omoderna och manuella rekryteringsmetoden som innehåller CV:n och personliga brev är bevisat dålig och en stor anledning till det stora läckage av talang som arbetsmarknaden ser i dag, menar Johan Masironi, tf vd på Assessio Group.

– Företag bör i större utsträckning ta vara på den potential och kapacitet som finns i organisationen. Rekryterare, rekryterande chefer och HR har traditionellt arbetat osammanhängande med rekrytering och kompetensförsörjning. Beslut om anställningar och befordringar har baserats på magkänsla snarare än de mätbara insikter om individens potential som möjliggör en framgångsrik omallokering och personalutveckling. För att kunna utvecklas behöver företag få ett mer datadrivet förhållningssätt till sin personal.

Inkluderande och tidseffektivt
Det var denna insikt som lade grunden för det svenska bolaget Assessio, som i dag är Nordens ledande assessmentbolag. Deras digitala plattform digitaliserar HR-arbetet och hjälper rekryterare, rekryterande chefer och HR att jobba inkluderande och tidseffektivt med rekrytering och utveckling.

Sedan 50-talet har de utvecklat arbetspsykologiska tester och verktyg och i dag finns deras plattform som består av ett front end- och ett back endsystem, finns på 30 språk och används över hela världen. Plattformens uppsättning möjliggör för användarna att antingen logga in direkt i plattformen eller integrera den mot sitt befintliga system.

Assessio erbjuder flera olika former av tester och verktyg inom personlighet, begåvning och kultur. De svar som samlas in sorteras och kategoriseras för att den rekryteringsansvariga ska kunna fatta beslut baserade på data, i stället för magkänsla.

En datadriven HR-cykel
Emma Engebretzen är Group Operations Manager på Assessio Group. Hon berättar att verktygen kan användas fristående, men att de kombineras för att jämföra kandidaters potential vid rekrytering, kartlägga gruppers dynamik eller analysera specifika beteenden hos individer.

– Ett datadrivet arbetssätt som gör det möjligt att använda sina insamlade insikter genom hela HR-cykeln kan effektivisera både ledarskapet och kompetensförsörjningen. Samtidigt ökar det kvaliteten på nyrekrytering då det blir möjligt att tidigt identifiera talanger utifrån potential, snarare än prestation i tidigare roller. Detta menar är både positivt för affärsnyttan, och det ökar dessutom medarbetarengagemanget internt.

Följer medarbetarresan
Johan Masironi berättar att dagens tekniska möjligheter skapar en helt ny spelplan för HR, där det är möjligt att knyta ihop processer som rör rekrytering, utveckling och i slutändan även prestation i organisationer.

– I takt med att HR-tech utvecklas ser vi att många väljer att arbeta med olika system för exempelvis rekrytering, onboarding och ledarskapsutveckling. Genom att samla allt i samma sömlösa system och återanvända insamlade data genom hela medarbetarresan kan man flytta tyngdpunkten från intuition till evidensbaserat arbete och därmed öka kvaliteten på de beslut som fattas. Det är en win-win för samtliga inblandade och de arbetsplatser som vill bli en del av morgondagen kommer inte att kunna arbeta på något annat sätt.

Det är inte bara pandemin som har utmanat vår tidigare bild av kontoret, även den nya ekonomiska verkligheten spelar roll när det kommer till de planer som läggs inför vårt framtida arbetssätt. Enligt Lars Edberg, Verksamhetschef på Afa Fastigheter, har kontorsmarknaden ständigt varit under förändring och nya trender för att skapa en kreativ och effektiv mötesplats har kommit och gått.

– För några år sedan var det exempelvis populärt att arbeta med aktivitetsbaserade kontor, något som inte alltid fungerade. Nu efter pandemin, när många börjar arbeta från kontoret några dagar i veckan, behöver det anpassas för att komplettera arbetssättet som medarbetarna har byggt upp på sina hemmakontor.

Behöver stimulera det kreativa
Lars menar att många hyresgäster vittnar om att dagarna som tillbringas på hemmakontor ofta är mer effektiva vad det gäller enskilda arbetsuppgifter. De dagar som medarbetarna kommer in till kontoret behövs för det kreativa arbetet samt för att främja det sociala samspelet med kollegor.
– Kontoret behöver kunna stimulera det kreativa på ett nytt sätt. På vårt eget kontor har vi till exempel öppnat upp fler kreativa ytor och har inga fasta kontorsplatser. Vi har skrivbord till 75% av personalen kompletterat med några touch down-platser samt flera fokusrum.

Per Orrestig är Förvaltningschef på Afa Fastigheter. Han håller med sin kollega och konstaterar att det är just detta upplägg som han till skillnad från före pandemin ser att många hyresgäster är intresserade av nu. Han berättar att kontoret nu i större utsträckning behöver attrahera medarbetarna.
– Många trodde att lokalhyresgäster skulle skala ner kontorsytan när hybridarbete blev den nya normen, men allt fler väljer faktiskt att i stället bygga om och anpassa den yta man har.

Mycket som kan påverka marknaden
Trycket på lokaler minskade i början av pandemin men är i dag tillbaka på samma nivåer som tidigare. Erika Wallner, Uthyrningsansvarig på Afa Fastigheter, konstaterar dock att mycket som händer i världen återigen kan komma att påverka marknaden framåt.
– På kort sikt får vi se vad som händer med ökade räntor och energikris till följd av kriget i Ukraina. Företagen kommer säkert att se över sin kostnadsbild och sitt lokalbehov för att anpassa lokalen mer efter nya arbetssätt.

Erika menar dock att lokalen kommer att vara en ännu viktigare pusselbit för företag i sitt arbete att skapa sin egen identitet och kultur samt att locka till sig arbetskraft.
– Pandemin har visat att vi behöver den sociala närvaro som arbetsplatsen tillgodoser. Det ska vara roligt, kreativt och stimulerande att komma till jobbet. På lång sikt visar prognoser att antalet ”kontorsarbetare” kommer att öka, vilket leder till att fler kontor och kontorsytor behövs i framtiden.

Många organisationer vittnar om svårigheter med att rekrytera rätt medarbetare, något som i förlängningen hindrar bolagens möjlighet att växa. Lisa Hasselström, CEO på KSMG House of Employer Branding, som jobbar med att skapa, forma och kommunicera arbetsgivarerbjudanden, säger att det fortfarande är ”arbetstagarnas marknad”.

– Konkurrensen om att attrahera de bästa och mest relevanta talangerna består och det finns inga prognoser på att det kommer förändras.

Den grupp som är mest attraktiv på arbetsmarknaden är de högutbildade och erfarna men samtidigt är det också de som är allra svårast att attrahera. Den främsta orsaken till deras tveksamhet för nytt jobb är osäkerheten i omvärlden och att de har det bra idag.

– För de som redan sitter på bra jobb med hög lön finns i nuläget ingen anledning att byta arbetsplats, särskilt givet de rådande finansiella utmaningarna med ränteläget och den politiska oron. En undersökning som vi nyligen gjorde visar att man tänker på det ekonomiska läget dubbelt så mycket idag som för ett år sedan, säger Lisa.

Employer branding – avgörande för att säkra kompetens
Där har ett strategiskt arbete med employer branding en stor roll. Det är helt enkelt avgörande att visa vem man är och positionera sig som arbetsgivare för att locka talang.

– Organisationer som arbetar långsiktigt med employer branding mot nuvarande och framtida talanger kommer att ha mer engagerade kollegor som i sin tur genererar ett större värde till bolaget. Med hjälp av långsiktig employer branding, internt såväl som externt, skapas en lägre personalomsättning som i slutändan påverkar sista raden för bolaget.

– Dessutom vet vi att en arbetsgivares bästa ambassadörer är deras personal och att nöjda och engagerade medarbetare är mer produktiva, säger Lisa.

Långsiktighet och internt samarbete
Framgångsrikt employer branding-arbete är ett pågående projekt som bör involvera och engagera flera avdelningar inom organisationen. Samarbetet mellan HR, Marknad, Kommunikation och givetvis också Ledningsgruppen är avgörande för att etablera ett tydligt och unikt arbetsgivarvarumärke.

– Det du som arbetsgivare erbjuder ska vara sant, särskilja sig från konkurrenterna och dessutom kontinuerligt bekräfta varför de nuvarande medarbetarna har valt att vara en del av organisationen. Löftet behöver inte vara perfekt, man får gärna prata om utmaningar, men som arbetsgivare måste man vara trovärdig och transparent, säger hon.

Lyft det som är unikt
En stor utmaning är att sticka ut från sina konkurrenter. Där menar Lisa att företag bör lyfta fram sin egen USP snarare än att försöka konkurrera med de hetaste bolagen. Precis som i allt varumärkesarbete gäller det att arbeta med sitt employer brand konstant och inte bara när man står inför rekryteringar. Ett starkt förankrat och väletablerat arbetsgivarvarumärke hjälper organisationer att nå sina långsiktiga, finansiella mål. Bolagens största värde i dag är humankapital.

– Det viktigaste av allt är att arbetsgivarlöftet efterlevs och att den som anställs blir guidad rätt så att personen stannar kvar. Vi vet alla hur mycket det kostar att rekrytera, avslutar Lisa.

– Vi är en arbetsgivare som kan tillgodose en brant utvecklingskurva och det tror vi gör oss till en attraktiv arbetsplats. Vi lägger stora resurser på att utbilda och utveckla våra medarbetare till skickliga jurister. Sedan ett år tillbaka får även juriststudenter tillgång till kunskap genom vår studentportal Friends of Delphi. Där bjuder vi på artiklar, digitala kurser, blogginlägg, seminarium och föreläsningar för att minska gapet mellan det teoretiska juristprogrammet och det faktiska arbetslivet. Det är också ett sätt för oss att ha örat mot marken och ta reda på vad morgondagens medarbetare efterfrågar, säger Amanda Lundblad, Talent Manager på Delphi.

Hållbarhet, jämställdhetsfrågor och balans viktiga frågor
Traditionellt har befordran och hög lön lockat jurister till advokatbranschen, men dagens nyexaminerade jurister väljer i högre utsträckning arbetsplatser utifrån värderingar som matchar deras egna. Hållbarhets- och jämställdhetsfrågor samt balans mellan arbete och privatliv är frågor som gruppen prioriterar.
– Vi välkomnar det som en sund utveckling för branschen. Det är också frågor som vi har arbetat intensivt med internt i flera år. Vi har till exempel som enda advokatbyrå certifierats som ett Great Place to Work samt vunnit jämställdhetspriset Justitiapriset två gånger. Det ser vi som kvitton på att vi är på rätt spår, även om det är ett långsiktigt arbete som kräver dedikerade insatser, säger Amanda.

Teknikutveckling viktigt i framtiden
Undersökningar visar att morgondagens arbetsplats kommer präglas av ökad teknikutveckling, vilket Delphi satsar mycket på. Det är ett stående inslag på ledningens dagordning och en uttalad del av strategin.
– Många av våra klienter ligger långt fram inom digitalisering och innovation så för oss är det en självklarhet att möta dem i detta. Ett led i vår målsättning är att våra jurister ska ägna sin tid åt högkvalitativa uppgifter som ger ett mervärde för våra klienter, säger Sophia Lagerholm, Head of Digital & Innovation på Delphi och fortsätter:
– Den kultur vi formar – som stödjer förändring, nya arbetssätt och nya verktyg – tror vi bidrar till att attrahera och behålla medarbetare. Arbetar man i en bransch som gärna håller hårt i sina traditioner krävs det organisationer som vågar välja att göra motsatsen!

Kultur äter strategi till frukost i morgondagens arbetsliv. Bolagens ”varför” spelar en fundamental roll och arbetstagarna förväntar sig regelbunden feedback och snabba åtgärder.

För att medarbetarna ska trivas på jobbet krävs tydligt ledarskap, intern storytelling, flexibilitet och relevant systemstöd som agerar sömlöst i bakgrunden för alla HR-processer. Det menar Carin Dannert, som har en gedigen erfarenhet av hur väl utformade HR-processer kan digitaliseras och skapa ännu bättre förutsättningar för redan framgångsrika bolag som har medarbetarna i fokus. Hon understryker vikten av att skapa, stimulera, underhålla och följa upp de beteenden som stärker bolagets vision och målsättning.

– För att lyckas med detta behöver främst chefer och HR avlastas från administrativa uppgifter, så att de i stället i en coachande roll får utrymme att fokusera på att driva kärnaffären framåt. Det är bakgrunden till varför vi utvecklade HR-systemet Heartpace.

Heartpace möjliggör anpassning
Heartpace täcker alla delar från HR-administration, HR-analys, mätning av prestation till moduler som stöd vid lönerevision och lönekartläggning. Genom att lagra exempelvis medarbetarnas personliga uppgifter och medarbetarsamtal på ett GDPR-säkert sätt kan pärmar och krångliga exceldokument äntligen läggas åt sidan.

Johanna Wadsten, Product & Delivery Manager hos Heartpace, tycker att alltför få systemstöd är anpassningsbara efter bolagets kultur, eftersträvansvärda beteenden eller egna processer – trots att det är så viktigt för bolagets tillväxt och utveckling. Hon berättar att Heartpace är ett modulbaserat system, vilket innebär att det kan anpassas i takt med bolagets tillväxtresa.

– En ekonomichef hade aldrig kunnat arbeta effektivt utan rätt system. Det är egentligen samma sak för HR, men många bolag har inte ännu insett det. Systemet som används måste kunna skalas upp eller ner kopplat till bolagets utveckling samt bidra med lättförståeliga data som både kan användas vid uppföljning med medarbetarna och som ett viktigt stöd när HR-strategin ska diskuteras och förankras i ledningsgruppen. Det finns så många viktiga nyckeltal inom HR som man bör ha koll på och kunskap om.

Är här för att stanna
Carin Dannert berättar att Heartpace gärna hjälper verksamheter att komma i gång med det digitala, datadrivna arbetssättet.

– Vissa kunder behöver vår hjälp att lägga en grundläggande strategi för hela HR-arbetet medan andra snarare vill samla sina processer i ett smidigt, digitalt system. Oavsett var på HR-resan man befinner sig kan vi hjälpa till. Den digitaliserade medarbetarresan har kommit för att stanna. Nu gäller det att hänga med och utveckla den för att kunna möta krisen med engagemang och tillväxt.

Hässelby Blommor grundades 1915 och är idag ett utpräglat tjänsteföretag inriktat på företagskunder i Stockholm och Mälardalen. Verksamheten sysselsätter över 60 medarbetare och kärnverksamheten är uthyrning och skötsel av gröna miljöer till arbetsplatser. Kunder erbjuds alltid kostnadsfria designförslag och kundrelationerna tenderar att hålla länge.
– Det är ovanligt att vi tappar kunder – tvärtom så ökar ofta våra uppdrag i takt med att våra kunder växer, berättar Erik.

Växters positiva inverkan
Hittills under 2022 har Hässelby Blommors omsättning vuxit med över 20 procent. Erik berättar att Hässelby Blommor ridit på en positiv trend under flera år, drivet av en grön våg och ökad kunskap om växter positiva egenskaper för oss människor.
– Våra hjärnor är ju skapade för ett liv i naturen – samtidigt tillbringar vi runt 90 procent av vår tid inomhus, ofta framför skärmar. Det är egentligen inte konstigt att vi har många stressrelaterade sjukskrivningar i dag. Forskning visar dock att växtinredning på kontor har positiva hälsoeffekter så som minskade stressnivåer och möjligheter till förbättrad kreativitet.

Erik menar att även arkitekter och företagens beslutsfattare i allt högre utsträckning nu kommit till insikt om växters fördelar.
– Med största sannolikhet kommer vi se betydligt fler gröna inslag på framtidens arbetsplatser.

Växtinredning som inspirerar
På Hässelby Blommor arbetar bland annat inredare, trädgårdsmästare, florister och växtskötare. Erik berättar att deras stora växthusanläggning och starka organisation skapar möjligheter att arbeta med produktioner som branschkollegorna inte har möjlighet till. Företaget inriktar sig framför allt på kunder som vill sätta ribban högre när det gäller design och kvalitet.
– Vi jobbar med en betydligt bredare palett av växter och krukor än våra branschkollegor, där många i branschen tenderar att vara förhållandevis standardiserade. Med standardiserad växtindelning kan man givetvis uppnå låga kostnader, men man tappar samtidigt möjligheten att inspirera och skapa wow-effekter. Vi vill att växtinredningen ska göra ett bestående intryck för människorna som vistas i våra kunders lokaler.

Miljdiplomerad verksamhet
Hässelby Blommors verksamhet drivs från en 2 200 kvadratmeter stor växthusanläggning i Järfälla. Erik säger att anläggningen är en stor konkurrensfördel.
– Vi kan jobba effektivt med inköp och acklimatisera växter och träd till svenska förhållanden. Vi har även möjlighet att återbruka träd och växter som av någon anledning kommit tillbaka från våra kunder. Vårt miljöengagemang är stort och vi är stolta över att vara diplomerade i enlighet med Svensk Miljöbas. Vårt mål är att få fler företag att stärka sin gröna profil och att med växters hjälp blomstra, avslutar Erik.