Att som förr i tiden stämpla in och ut på en arbetsplats är främmande för många. Svenska kontor har i flera decennier utvecklats och öppnat upp för nya typer av arbetssätt där pandemin tvingade många arbetsgivare att erbjuda hybrida lösningar till sina anställda. I och med det förändrade läget har många arbetsgivare sen fått kämpa med att få tillbaka sina medarbetare till att jobba på plats från kontoret och många är kräsna när det gäller valet av arbetsplats. Enligt Oskar Gillström, Country Manager på Epicenter Stockholm, har den fysiska arbetsplatsen alltid legat till grund för en stabil hållbar verksamhetstillväxt. Detta bekräftats vara mer aktuellt än tidigare av den studie med 1000 arbetstagare som Epicenter gjorde i början av 2022.

– I rapporten kartlades vilken roll arbetsplatsen spelar i verksamheten, för att visa arbetsplatsens aktuella roll för arbetstagare. Rapporten visade tydligt att arbetstagare starkt skulle överväga att tacka nej till ett arbete eller till och med säga upp sig om kontoret inte mötte deras krav. För bolag där tillväxt är i fokus, vilket är fallet för den största delen av våra medlemsbolag, är det en affärsavgörande fråga att lyckas attrahera och behålla talang. Där är kontoret just nu en högst central fråga, säger Oskar Gillström.

Som ett kompletterande steg djupintervjuades ett antal företag kring hur de arbetar strategiskt med just kontoret för att främja arbetskultur och tillväxt. Rapporten visade att morgondagens arbetsplats är en plats för innovation, kunskap och samarbete. Det är de tre faktorerna som får arbetstagare att välja att kontoret framför hemma. Gillström menar att det är innehållet på kontoret i kombination med den fysiska ytan som är nyckeln till att få tillbaka anställda till kontoret.

– På Epicenter ser vi tydligt att arbetsplatsen ska ge möjligheten till att ta del av kunskap, bygga nätverk och att skapa tillsammans med andra. Som företagsledare bör man idag se på kontoret som ett ”lifespace” snarare än ett ”workspace”, fortsätter Gillström

Sociala ytor och flexibla hyreskontrakt
Epicenter är ett innovationshus och mötesarena där bolag ges möjligheten och får stöd i att lära, samarbeta och växa. Deras community består av över 500 företag och 5 000 medlemmar och finns även i Oslo och Helsingfors. Genom att erbjuda en arbetsplats med flexibla hyror och ytor med plats för upp till 200 anställda kan det fysiska kontoret skräddarsys efter varje företags aktuella behov.

– På Epicenter erbjuder vi öppna arbetsplatser, mindre privata studios och stora kontorslösningar som alla främjar just samarbete, kunskapsdelning och innovation genom öppna och sociala ytor. Våra hyreskontrakt är flexibla för att smidigt kunna anpassas efter företags tillväxtfaser. Dessutom erbjuder vi över 300 kunskaps- och nätverksevent varje år. I slutändan skapar detta fantastiska möjligheter för våra medlemmar att lära sig av varandra och att attrahera ny arbetskraft.

Fortsatt hybrida arbetssätt
Gillström konstaterar att många företag har haft positiva erfarenheter av pandemins hybrida arbetssätt då det möjliggjort att söka sig till mindre men mer centralt belagda arbetsplatser.

– Vi har sett hur den hybrida modellen gjort att allt fler företag behöver ett färre antal kvadratmeter och därmed också kan flytta in till city och då också vara en mer attraktiv arbetsgivare. På Epicenter hjälper vi våra medlemmar med att inreda och designa kontoret, och vårt serviceteam blir en förlängning av företagets egna office management. Vi vill göra kontoret flexibelt, enkelt och värdeskapande så att företagen som sitter hos oss kan fokusera på det som de gör bäst: skapa nya revolutionerande innovationer, bygga deras bolags framtida resor, och skapa fler arbetstillfällen.

Läs mer på epicenterstockholm.com

Vill du boka en visning på Epicenter? Kontakta filip@epicenterstockholm.com

En undersökning som ACCO gjort visar att 45 procent av de tillfrågade arbetat på distans sedan början av nedstängningen och att 77 procent skulle vilja fortsätta att jobba hemifrån, berättar Karin Grom.

– Vi ser en tydlig trend kring hybrid working. Förutom kontor och hemmakontor erbjuds även en tredje arbetsplats i mer offentliga miljöer som caféer och kontorshotell. Arbetsgivarna behöver visa hur de möjliggör en bra arbetsmiljö även utanför kontoret. 

Förbättrad ergonomi och smart utrustning
ACCOs undersökning visar att 45 procent inte hade en dedikerad arbetsplats eller gjorde någon förändring hemma under pandemin. 

– Långsiktigt krävs det både förbättrad ergonomi och smart utrustning för att skapa en mer hälsosam arbetsplats. Att sitta rätt hjälper vår hälsa och välbefinnande. Nästan hälften av alla svenskar har värk i axlar, nacke och rygg, ergonomiska hjälpmedel kan förebygga dessa skador. Det är också viktigt att fortsätta arbeta för ökad säkerhet när vi öppnar upp för jobb i offentlig miljö. Det gäller till exempel att GDPR-säkra arbetssätt med hjälp av sekretessfilter på datorn, använda dokumentförstörare och att låsa fast datorn vid bordet.

Pandemin har också medfört att vi vill ha kontorsutrustning som skapar en mysigare miljö på arbetsplatsen. 

– Vi ser att medarbetarna får en större roll gällande utformningen av de nya arbetsplatserna. Med vår breda erfarenhet, våra många varumärken och en stor variation av produkter kan vi hjälpa våra kunder att skapa helhetslösningarna som passar deras image för de olika arbetsplatserna. Vi har även tagit fram färdiga paket med produkter som kan behövas till både hemmakontor eller till att ha med sig vid jobb i det offentliga rummet, avslutar Karin Grom. 

Läs mer om ACCO Brands och våra varumärken

Nu börjar de återbefolkas, kontoren, efter att ha ekat tomma i över ett år. Riktigt som förr kanske det dock inte blir. Många företag har visserligen kallat tillbaka sina anställda till huvudkontoren, men en hel del har valt att fortsätta med en kombination av kontors- och distansarbete. Sannolikt uppskattat av de anställda. 

Pandemin har fått många att upptäcka fördelarna med att slippa arbetspendla. Den genomsnittlige stockholmaren arbetspendlar 72 minuter varje vardag. Det blir en dryg halvtidsvecka i månaden. Tid man skulle kunna ägna åt något annat. 

– Den insikten har sjunkit in och resulterat i en förskjutning av vem eller vad som avgör var vi arbetar. Mindre arbetspendlande är ju också bara positivt ur hållbarhetssynpunkt, menar Thomas Jonasson, chef för strategisk uthyrning och marknad för fastighetsbolaget Revelop.

Revelop utvecklar kontor och coworking-arbetsplatser i Stockholms utvecklingsområden: Haninge, Älvsjö, Kista, Sollentuna och Bredden. Ett exempel är all inclusive-kontorshotellet C/O Workspace. Där erbjuds kontorsrum i alla storlekar med flexibla avtal och all inclusive-paket som inkluderar allt från mötesrum och kaffe till reception. På vissa platser även gym. 

– Vi ser till att allt runt omkring finns på plats så att kunden från dag ett kan flytta in och fokusera på sin verksamhet. Våra kontor är öppna dygnet runt och med vårt digitala passagesystem kan våra kunder röra sig fritt mellan alla våra anläggningar, berättar Gabriel Andersson, Head of operations på C/O Workspace.

I Atrium Ljungbergs rapport om framtidens kontor nämns just sattelitkontoren som en ny lösning. Rapporten beskriver ett paradigmskifte där vi rör oss bort från centralt placerade, aktivitetsbaserade arbetsplatser mot mer individuella lösningar. Huvudkontoret finns fortfarande kvar, det är där vi tar del av sociala sammanhang med kollegor, men det kombineras med ett hemmakontor – och en hubb nära hemmet. 

– Moderna och ergonomiska kontor i bostadsnära lägen är positivt för alla inblandade. Företagen hyr kontorsytor till anställda som bor i närområdet. De slipper arbetspendla och får en bättre arbetsmiljö samtidigt som företagen får möjlighet att påverka både varumärke och företagskultur på ett sätt som inte vore möjligt om alla jobbade hemifrån, menar Thomas Jonasson.

Revelop hette tills alldeles nyligen Profi Fastigheter. Det nya namnet, tänkt att illustrera företagets fokus på hållbarhet, är en ordlek mellan reuse och develop.

Hur hållbara är ni, med tanke på bygg och fastighetsbranschens stora miljöpåverkan?

– Vi river inte hus för att bygga nya, vi utvecklar det som redan finns på plats. Vi bygger om och bygger till, skapar nya användningsområden och återanvänder befintligt material så långt som möjligt, avslutar Thomas Jonasson.

I Spectrum Arkitekters nära samarbete med Plantagen har de förverkligat visionen om ett kontorslandskap som speglar Plantagens butiker, värderingar och identitet som de anställda kan hämta energi ifrån. Nyckeln för att skapa en sådan miljö är biofilisk design vilket innebär att härma, eller försöka flytta in naturen. I utformningen av Plantagens kontor har Spectrum därför tänkt på allt från val av mattor och stora växtarrangemang till färgen i taket. 

– Mycket forskning pekar åt samma håll, nämligen att vi presterar bättre när vi får vara nära naturen. Därför ska man inte underskatta vikten av miljöerna där vi befinner oss så många timmar av vår vakna tid. Det handlar både om att få in element från naturen och att välja möbler som tillåter mer rörelse eftersom vi oftast sitter ned och arbetar, säger Wivian Eidsaunet, arkitekt SIR/MSA och vd på Spectrum Arkitekter.  

På Plantagens kontor har Spectrum arbetat i alla skalor för att få in växtligheten. Nu möts de anställda av mattor som påminner om olika typer av mark man går på i naturen, tapeter med inpressade blomblad och vackra växtarrangemang både med riktiga blommor och konstblommor. Konferensutrymmen, korridorer och övriga rum bryts av med olika typer av inredning så att hjärnan stimuleras. 

– När jag såg förslaget från Spectrum så klaffade det direkt. Vi hade stark tillit till varandra under hela processen vilket resulterade i ett framgångsrikt arbete. Idag har vi en betydligt mer inspirerande plats att arbeta på, berättar Nina Jönsson, vd på Plantasjen Group.  

Hälsoperspektivet blir viktigare
Hållbarhets- och energicertifieringar har länge stått i fokus när det byggs och designas kontor. Wivian Eidsaunet tror att hälsoperspektivet kommer bli lika viktigt i framtiden. 

– Vi vet att de tråkigaste och ouppdaterade kontoren inte är något man längtar tillbaka till efter en lång tids distansarbete. Hälsoperspektivet blir allt viktigare att tänka på för att folk ska vilja arbeta på kontoret. Jag tror även det kommer leda till ett krav på hälsocertifiering när det byggs kontor. Inte minst med insikterna av smittorisker som kommit med pandemin, säger hon.  

– Det är värt alla pengar för företag att investera i framtidens kontor. När man väl gjort en sådan förändring förstår man hur viktigt det är. Det kommer fortsätta finnas behov av att mötas i kontor och därför är det viktigt att det är en trivsam plats. Ingen vill komma tillbaka från att ha jobbat hemma till en arbetsplats som är kall och opersonlig, avslutar Nina Jönsson.  

vVenues är en digital plattform för allt ifrån utbildningar och konferenser till galor och mässor. Med plattformen går det att på ett engagerande och interaktivt sätt skapa en virtuell mötesplats som kan skräddarsys efter behov, budskap och uttryck. Användarna kan enkelt navigera mellan exempelvis föreläsningar, sociala rum och workshops i en virtuell miljö som påminner om fysiska evenemang.  

– Pandemin har öppnat upp för nya sätt att mötas digitalt. Många har däremot kanske inte upptäckt hur bra upplevelser kan vara när det finns betydligt mer välutvecklade system för virtuella möten än vad de flesta upplevt under pandemitiden. Vi skapade en ny typ av digital plattform baserad på erfarenheter vi har från fysiska evenemang. vVenues tillåter ett nytt sätt att utforska digitalt innehåll och en helt annan, och mer interaktiv upplevelse att ta till sig information på. Virtuella möten passar också bra in som en komponent i metaverse-trenden, berättar Mats Mileblad, CEO vVenues. 

84 procent upplever det som ett fysiskt evenemang
Sedan våren 2020 har över 500 evenemang arrangerats och över en halv miljon personer har deltagit. Plattformen lanseras just nu även globalt. Undersökningar som gjorts efter evenemangen visar att 92 procent av besökarna upplever att den tillför mer värde jämfört med traditionella webbinars och 84 procent upplever det likvärdigt ett fysiskt evenemang. Digitala evenemang är dessutom överlägsna när det kommer till hållbarhet och tidseffektivitet vilket gör att det säkrat sin självklara plats även efter pandemin eftersom besökarna vant sig vid fördelarna. Då kommer det bli viktigt att använda en digital plattform som ger en bättre upplevelse än de klassiska möteslösningarna. 

– Vi har sett många olika användningsområden som vi inte ens hade tänkt på. Att genomföra en utbildning digitalt är otroligt effektivt eftersom man kan säkerställa att varje deltagare går igenom samma utbildning och certifieras på samma sätt även om ett företag har anställda över hela världen. Företagen får möjlighet att skapa upplevelser och förmedla mycket mer information på ett på besökarens villkor. Det blir dessutom inte samma kluster av människor som står och pratar och därigenom ett mer inkluderande nätverk, säger Mats Mileblad. 

Oändligt med möjligheter
Digitala events via vVenues kan anpassas oändligt för små eller stora evenemang som innehåller scener, breakoutmöjligheter, effektivt nätverkande, underhållning och utställningar. Det som skiljer vVenues från andra plattformar är att varje event får sitt eget utseende och innehåll anpassat för arrangörens agenda och varumärke, upplevelsen blir därför mer engagerande och unik. 

– Med vVenues går det att skapa oändligt med möjligheter som inte är möjliga att få med under ett fysiskt evenemang. Det blir dessutom mer anpassat när användarna enkelt kan välja vilken information de vill ta del av och när. Det går att medverka på sina egna villkor och man nå många fler. Digitala evenemang är här för att stanna och vi kan med vVenues möjliggöra en bättre upplevelse både för arrangörer och deltagare, avslutar Mats Mileblad.  

Patent- och registreringsverket är myndigheten för immaterialrätt. Deras uppdrag är att arbeta med framtidens teknik och innovationer för att stärka Sveriges tillväxt och konkurrenskraft.

– Här jobbar vi med framtidens teknik och innovationer för att stärka Sveriges tillväxt och konkurrenskraft. Just nu ser vi ett ökat antal patentansökningar inom telekomområdet och därför söker vi fler ingenjörer, berättar Margareta Ternell, marknads- och kommunikationsansvarig på PRV och fortsätter:

– Som patentingenjör är det du som allra först får se vad Sveriges uppfinnare, företag och forskare arbetar med. När du väl godkänner en ansökan är det en framtida innovation du har framför dig. Du får en gedigen utbildning till patentingenjör och kommer dagligen att möta den senaste tekniken. På PRV arbetar vi också ständigt för ökad kunskap hos allmänhet, företag och organisationer kring värdet av patent, varumärke, design och upphovrätten.

Efter ett antal år som patentingenjör var det exakt det Linus Plym Forshell gjorde. Han sökte och fick tjänsten som affärsutvecklare på konsulttjänster. Han började dock sin bana hos PRV, precis som alla nyanställda, med att gå den 1 ½-år långa patentingenjörsutbildningen. Teori varvas med praktik, man har en handledare och får lära sig det mesta om patent och effektiv databassökning.

– Att man är en värdefull resurs redan från dag ett var lite oväntat för mig. Min tekniska kompetens blev efterfrågad och uppskattad på en gång. Det slog mig hur öppna, trevliga och generösa folk är här, både med sin tid och sitt kunnande, berättar Linus Plym Forshell.

PRV har liksom många andra företag blivit mycket mer digital under pandemin. Enligt Margareta Ternell kommer den trenden att hålla i sig. 

– Det gör att vi kan knyta ihop våra två orter och samtidigt få fler arenor där vi kan möta våra kunder och intressenter. Efter årsskiftet blir det också möjligt att arbeta på distans upp till två dagar per vecka, berättar Margareta Ternell.

Covid 19 har lett till en supersnabb omställning i arbetslivet – medarbetare kräver nu att få arbeta mer hemifrån än före pandemin. Detta ställer höga krav på Sveriges arbetsgivare, menar Marie Wikander, COO på HR-techbolaget Wndy som arbetar med att digitalisera HR-arbetet i företag och framförallt förenkla och förbättra tillgången på rätt HR-kompetens.
– Hur möter vi individers efterfrågan samtidigt som vi ser till gruppens behov och företagets bästa, frågar hon sig.

Det finns många studier som har försökt kartlägga konsekvenserna av ökat hemarbete, exempelvis ”Mid Corona” från Kairos Future. Studien har identifierat att fördelarna är bättre balans i livet och ökad produktivitet. Nackdelarna, enligt rapporten, är sämre samarbete och ökade silos, sämre relationer samt sämre samordning och ledarskap. Enligt Marie Wikander gäller det att se upp för de långsiktiga konsekvenserna.

– Om ledarskapet och samarbetet påverkas negativt av distansarbete gör ju det troligen att produktiviteten blir sämre successivt. Den vinst man i studien kortsiktigt kan se av distansarbete, riskerar alltså att eroderas på sikt.

Hybridarbete ställer därmed mycket högre krav på ledarskapet i en organisation. Hur engagerar vi medarbetarna och skapar starka relationer och en känsla av tillhörighet när många arbetar hemifrån?

– Det är lätt för chefer att fastna i ett kontrollbehov när medarbetarna inte finns på plats, vilket hämmar kreativiteten, menar Marie Wikander. Dessutom ställer det högre krav på ledarna att arbeta aktivt med arbetsmiljöfrågor, ett arbete som är lagstadgat för små som stora företag. Det är dock många företag som inte känner till alla krav.

– För att lyckas med att kombinera önskan om hybridarbete med företagets bästa gäller det att tydliggöra företagets riktning och mål, kommunicera effektivt, lyssna in medarbetarna samt att skapa ramar och riktlinjer både för företaget och teamet. Och ledarskapet är nyckeln till allt, menar Marie Wikander. 

FEM TIPS FÖR ATT KOMBINERA ÖNSKAN OM HYBRIDARBETE MED FÖRETAGETS BÄSTA

1. Ta fram en tydlig strategi
   Det är viktigt att inte göra något förhastat utan att noggrant tänka igenom vad företaget har för behov och hur det påverkas av olika beslut om hybridarbete. Visst, medarbetarnas vilja ska hörsammas men det får ju inte påverka bolaget negativt på lång sikt.
2. Det finns ingen universallösning
   Strategin måste utformas efter företagets behov – vad passar just er? Det är viktigt att kunna vara flexibel och justera på vägen. Det finns inte en modell som funkar för alla, den måste anpassas till varje organisations behov.
3. Involvera medarbetarna
   Involvera medarbetarna, fråga dem om deras behov, förstå vad som är viktigt för dem för att de ska må bra och kunna prestera bra. Skapa en förståelse för vilka aktiviteter som kräver att man kommer in på kontoret och vilka aktiviteter som funkar bra hemifrån. Utforma ett ramverk kring hybridarbete som team kan förhålla sig till när de bygger upp egna förhållningssätt.
4. Tydligt ledarskap
   Om det inte redan finns på plats är det viktigt att se över att ert företag har tydliga mål och en tydlig riktning som kan kommuniceras ner till alla team och alla medarbetare så att varje individ förstår hur de bidrar till företagets framgång. Tydliga mål för varje team som bygger på företagets övergripande mål.
5. Glöm inte jämställdheten
   Glöm inte att reflektera över jämställdhet och inkluderande. Studier visar på att fler kvinnor än män samt fler äldre än yngre föredrar att arbeta hemifrån. Samtidigt är det dessa grupper som mer ofta diskrimineras på arbetsplatsen. Hur ser vi till att alla medarbetare har samma förutsättningar och att ledare behandlar alla lika oavsett var de arbetar.

De arbetsplatsrelaterade frågorna är många i efterdyningen av pandemin. En som är extra viktig att ha fokus på är att det finns kunskap och stöd för att upptäcka om det är något som påverkar medarbetarnas hälsa.

– Vi har haft olika upplevelser under pandemin och har olika sätt att hantera återgången på. Som chef är det viktigt att vara uppmärksam och agera på signaler på att en medarbetare inte mår bra. Ju tidigare de går att upptäcka, desto bättre är möjligheterna att göra något för att förebygga en sjukskrivning eller att förkorta en eventuell sjukskrivning, säger Marie Swelén, chefspsykolog på försäkringsbolaget Euro Accident Livförsäkring AB.

Det är arbetsgivarens ansvar att förebygga arbetsrelaterad ohälsa och att erbjuda den hjälp som kan behövas för att en medarbetare ska kunna fortsätta arbeta. Men för många företag, framförallt de som inte har det stora företagets resurser, kan det vara en utmaning att ha både tid och kunskap.

Euro Accident erbjuder en försäkring, Sjukförsäkring PlanSjuk, som bland annat innehåller hälso- och rehabiliteringsstöd som kan bidra till att arbetsgivare och chefer kan uppfylla sitt ansvar för rehabilitering på arbetsplatsen enligt de lagar och föreskrifter som finns.

Euro Accident kan också visa goda resultat: åtta av tio försäkrade som får hjälp kan helt och hållet undvika en lång sjukskrivning.

– Våra hälso- och rehabprocessledare är med under hela processen. De chefer och medarbetare vi möter dagligen uppskattar att det finns en försäkring som kan erbjuda den expertkompetens och de individuellt anpassade åtgärderna som kan behövas för att en medarbetare ska kunna arbeta och må bra, säger Marie Swelén.